Règles de réservation de kiosque
Seuls les membres réguliers producteurs de bois des associations hôtes (CIFQ, QWEB, MLB, OFIA) ont droit au prix «membre».
Les membres associés ne peuvent pas bénéficier du prix «membre».
Les producteurs de bois d’œuvre ayant une production annuelle de 25 millions de pieds mesure de planche et plus doivent avoir obligatoirement un kiosque au Congrès. En d’autres mots, ces producteurs ne peuvent participer à l’événement sans tenir un kiosque.
La sélection de kiosques est possible seulement une fois le paiement complet reçu. L’exposant a la responsabilité de faire la sélection lui-même avec les informations envoyées par courriel par les organisateurs. Aucune réservation d’espace n’est possible avant le paiement complet.
Si un exposant sélectionne le prix « membre » et qu’il n’y a pas droit, la sélection de son emplacement lui sera retirée. Le paiement complet de la nouvelle facture est obligatoire avant de pouvoir sélectionner à nouveau un emplacement. Si le premier choix sélectionné n’est plus disponible, les organisateurs ne peuvent en être tenus responsables.
En tant que responsable du choix de son emplacement, l’exposant doit tenir compte de la présence de ses compétiteurs, qu’importe si ces derniers choisissent leur emplacement avant ou après lui. Si l’exposant veut changer d’emplacement, il peut communiquer avec les organisateurs.
La politique de participation complète est disponible ici.
Politique d'annulation
La date limite de réservation d’espace est le 7 février 2025.
L’annulation de réservation d’espace effectuée avant le 7 février 2025 entraînera des frais administratifs de 150 $ plus les frais encourus par l’organisation s’il y a lieu.
Une annulation effectuée après le 7 février 2025 est non remboursable, et ce, même en cas de force majeure telle que : décès, force de la nature (tempête, verglas, inondation, tremblement de terre, etc.), guerre, terrorisme, grève ou incendie à l’exception de l’application par l’organisateur des mesures en vigueur concernant la COVID.
Éléments inclus avec un kiosque
Votre inscription à titre d’exposant inclut :
- La location d’un espace de kiosque de 8 pi x 10 pi, 8 pi x 8 pi ou 6 pi x 8 pi que vous pourrez sélectionner selon la disponibilité. Ils sont tous au même prix;
- L’espace comprend : les cloisons de séparations en tubes et rideaux, une affiche indiquant le nom de votre entreprise et votre numéro de kiosque, un comptoir, deux tabourets, une poubelle et l’électricité de base (il sera possible de commander de l’ameublement supplémentaire dans le cahier de l’exposant);
- Un profil exposant dans l’application Swapcard du Congrès de Montréal sur le bois ;
- Trois inscriptions au Congrès : deux présentielles et une virtuelle — vous obtiendrez le lien pour inscrire vos représentants à l’aide du courriel de confirmation de réservation d’espace.
Conditions générales :
- Le paiement doit être effectué au moment de la réservation ;
- Pour avoir droit au tarif membre, la production de bois doit être l’activité principale de l’entreprise, et doit également être considérée comme membre régulier d’une des associations hôtes de l’événement. Toutes les inscriptions sont vérifiées. Une sélection du mauvais tarif entraîne une facture supplémentaire et votre choix de kiosque risque d’être à refaire ;
- Vous êtes responsable de la sélection de votre espace kiosque une fois le paiement effectué ; un courriel vous sera envoyé à cet effet ;
- La confirmation du choix de kiosque est faite manuellement par l’équipe une fois par semaine — soyez patient ! — ;
- Il en est de votre responsabilité de remplir la fiche de votre entreprise dans l’application officielle de l’événement ;
- Chaque entreprise est responsable de l’envoi de son matériel ;
- Chaque entreprise est également responsable de sa réservation de chambres d’hôtel selon son horaire ;
- La date limite de réservation d’espace est le 7 février 2025 ;
- L’annulation de réservation d’espace effectuée avant le 7 février 2025 entraînera des frais administratifs de 150 $ plus les frais encourus par l’organisation s’il y a lieu ;
- Une annulation effectuée après le 7 février 2025 est non remboursable, et ce, même en cas de force majeure telle que : décès, force de la nature (tempête, verglas, inondation, tremblement de terre, etc.), guerre, terrorisme, grève ou incendie à l’exception de l’application par l’organisateur des mesures en vigueur concernant la COVID ;
- Un représentant doit être présent dans le kiosque physique en tout temps sur les heures d’ouverture du salon des exposants, soit : le mercredi 9 avril 2025 de 13 h 30 à 17 h et le jeudi 10 avril de 9 h 30 à 12 h 30 ;
- Aucun démontage de kiosque n’est autorisé avant 13 h le jeudi 10 avril 2025, par respect pour les participants de l’événement et les organisateurs.
- La personne inscrite comme contact dans le formulaire d’exposant n’est pas considérée comme étant inscrite à l’événement. Elle est responsable des communications en ce qui a trait au kiosque physique et virtuel. Nous suggérons que cette personne s’inscrive comme exposant virtuel afin de pouvoir aller remplir la fiche de l’entreprise et relayer les messages à ses collègues.
